La mayoría de las personas que trabajan en empresas reciben decenas y hasta centenas de correos electrónicos todos los días. Como el correo electrónico se ha transformado en el principal medio de comunicación en el mundo profesional, es muy importante crear mensajes que comuniquen con eficiencia lo que desea, y transmitan una imagen profesional.
Aquí le ofrecemos 8 consejos de gran utilidad para escribir mensajes que consigan ambos objetivos.
Aquí le ofrecemos 8 consejos de gran utilidad para escribir mensajes que consigan ambos objetivos.
1. Establezca plazos claros y concretos
Si está enviando una tarea o una solicitud de información, no termine con un simple “En espera de su respuesta”. Deje claro para qué hora y día precisa la respuesta, y escriba el plazo concreto: “Le ruego que envíe su respuesta hasta el próximo jueves, 10 de junio”.
2. Cuide de la ortografía y gramática
Los mensajes con errores de ortografía y gramática lo harán parecer poco profesional y reducirán la eficiencia de la comunicación. Revise bien sus mensajes antes de enviarlos, y utilice herramientas de verificación ortográfica y gramatical.
3. Piense (y lea) antes de escribir
En nuestra prisa por responder todos los mensajes lo antes posible, podemos dejar de leerlos
completamente, y saltarnos información crítica.
Esto podría originar más mensajes para aclarar la información omitida o mal interpretada. Antes de enviar su respuesta, asegúrese de leer completamente y de haber comprendido el mensaje original. Si algo no le quedó claro, pida explicaciones para evitar más confusión.
4. Sea educado
El correo electrónico es una manera práctica de comunicarse, pero esto no es excusa para dejar de lado las buenas maneras. Al comunicarse con clientes y superiores, es importante no olvidar la cortesía.
Diríjase al destinatario con un saludo, como “Hola” o “Estimado”, y despídase con “Saludos” u otra despedida.
5. Use la línea del Asunto de manera eficiente
La línea del asunto debe ser un resumen del contenido de su mensaje. El destinatario debe saber inmediatamente, de un vistazo, el contenido del mensaje o de que se trata, por ejemplo, “Seguimiento de la reunión del vienes, 18 de enero”.
6. Limite el uso de los campos Para:, Cc: y Cco:
Casi todos tenemos problemas con bandejas de entrada sobrecargadas. Ayude a disminuir los
mensajes innecesarios, limitando el número de destinatarios de sus mensajes. Especialmente cuando trabajamos en un grupo de proyecto, nos sentimos tentados a incluir a todos los miembros del equipo en cada mensaje, pero es mejor asegurarse de que cada persona que recibirá la copia realmente necesita ver o responder su mensaje.
7. Sea breve
Los mensajes largos y enmarañados toman mucho tiempo para escribirse y para leerse. Sea conciso; incluya sólo los detalles más importantes y vaya al grano. Si una discusión más profunda es necesaria, programe una llamada telefónica en lugar de intercambiar mensajes largos. Generalmente es más eficaz.
8. Use el formato de pirámide invertida del periodismo
La gente ocupada quiere ir al grano. Para asegurar que su información o solicitud importante no sea pasada por alto en medio de una gran cantidad de detalles supérfluos, utilice la técnica periodística conocida como “pirámide invertida”. En este formato, la información más importante (quién, qué, dónde, cuando, por qué y cómo) debe incluirse en el principio de su mensaje, y la información menos importante, al final.Al esforzarse en redactar mensajes de la mejor manera posible, estará mejorando su imagen profesional y aumentando la eficiencia de su trabajo. ¡Una mejor comunicación siempre genera mejores resultados
Para más información añado el siguiente enlace sobre la gestión eficiente de correos.
Aprenda a configurar su correo desde el Sistema Operativo iOS7
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